Workflow to Summary Group Whatsapp

What's up Guys. I'm Luís 🙋🏻‍♂️ Let me make one thing clear up front: this isn't just another WhatsApp summary workflow.

It’s a fully structured automation built for people who actually need to stay informed without wasting time and with total control over what gets summarized.

What this workflow does: Receives messages via webhook from Evolution API Checks if the message is from a group or an individual Routes messages by type: text or audio (with automatic transcription using OpenAI) Stores everything in a Google Sheet organized by group, sender, timestamp and message sended Creates a Control Panel with a checkbox for each group. So, you decide which groups should receive summaries (this is the main differentiator about this workflow) Collects all messages from yesterday, groups them by chat, and sends them to GPT to generate a summary Sends the summary in a clean, formatted in Whatsapp every morning (fully automated).

🧩 How the flow is structured

This workflow is strategically divided into two independent parts to ensure clarity, organization, and easy scalability:

Part 1 – Message Capture and Storage

Triggered via webhook, this part: Receives messages from Evolution API Checks if the message is from a group Distinguishes between text and audio (with automatic transcription) Stores the message in Google Sheets -Checks if the group exists in the control tab If it doesn't, it creates a new row with a checkbox so you can enable/disable summaries for that group

Part 2 – Summary Generation and Delivery

Scheduled to run daily at 08:00 AM or choose your preferred trigger time Pulls all messages from the previous day Groups them by chat and checks if that group is enabled for summaries Sends the messages to OpenAI to generate a digest Delivers the summary directly into the WhatsApp group using Evolution API This structure makes the flow easier to manage, customize, and scale — plug in other tools without breaking the logic.

Tools used: ✅ Evolution API (WhatsApp connection API non-official) ✅ Google Sheets (template provided) ✅ OpenAI (for transcription and summarization)

How to set it up:

Set up the webhook on Evolution and connect it to n8n Use the included Google Sheets template. Click here to make your copy 👉🏻 [Template] Log - Group Summary Connect your Google Sheets credentials Add your OpenAI API key (Optional) Customize the prompt and choose your preferred trigger time

Why this workflow stands out: 📊 Real control panel: enable or disable summaries per group with a single click 🔍 Fully traceable and modular logic with clear branching and error handling ⚙️ Built for scale. Ideal for teams, communities, or educational groups 📬 Automatically delivers structured daily insights straight to your Whatsapp Groups

✅ Works on both n8n Cloud and Self-hosted 🔐 100% secure. No hacks. No shortcuts.

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Português <> PT-BR Fala, galera! Eu sou o Luís 🙋🏻‍♂️
Eu já vou deixar uma coisa clara: esse não é só mais um fluxo de resumo do WhatsApp.

É uma automação completa, estruturada do início ao fim, feita pra quem realmente precisa se manter informado sem perder tempo e com controle total sobre o que vai ou não pro resumo.

O que esse fluxo faz: Recebe mensagens via webhook da Evolution API
Verifica se a mensagem é de grupo ou contato individual
Separa as mensagens por tipo: texto ou áudio (com transcrição automática via OpenAI)
Armazena tudo no Google Sheets, organizado por grupo, autor, horário e conteúdo
Cria um Painel de Controle com checkbox para cada grupo — você decide quais grupos vão ou não receber o resumo (esse é o grande diferencial do fluxo)
Coleta todas as mensagens do dia anterior, agrupa por grupo e envia para a IA gerar o resumo
Envia o resumo formatado direto no grupo do WhatsApp todas as manhãs (100% automático)

🧩 Como o fluxo está estruturado

Esse fluxo foi estrategicamente dividido em duas partes independentes, garantindo clareza, organização e escalabilidade:

Parte 1 – Captura e Armazenamento das Mensagens

Ativado por webhook: Recebe mensagens da Evolution API
Verifica se é de grupo
Separa entre texto e áudio (com transcrição automática)
Armazena a mensagem no Google Sheets
Verifica se o grupo já existe na aba de controle
Caso não exista, cria uma nova linha com checkbox para ativar ou não os resumos daquele grupo

Parte 2 – Geração e Envio do Resumo

Agendado para rodar todo dia às 08:00 (ou no horário que você quiser)
Coleta todas as mensagens do dia anterior
Agrupa por grupo e valida se o grupo está habilitado no painel de controle
Envia as mensagens para o OpenAI gerar o resumo
Entrega o resumo diretamente no grupo via Evolution API
Essa estrutura torna o fluxo muito mais fácil de manter, adaptar e escalar — pode integrar novas ferramentas sem bagunçar nada

Ferramentas utilizadas: ✅ Evolution API (conexão com o WhatsApp, API não oficial)
✅ Google Sheets (modelo incluso)
✅ OpenAI (para transcrição e geração do resumo)

Como configurar:

Configure o webhook no Evolution e conecte ao n8n
Use a planilha modelo que acompanha esse fluxo. Faça sua cópia clicando aqui 👉🏻 [Template] Log - Group Summary
Conecte suas credenciais do Google Sheets
Adicione sua chave da OpenAI
(Opcional) Personalize o prompt da IA e defina o melhor horário de execução

Por que esse fluxo se destaca: 📊 Painel de controle real: ative ou desative os resumos por grupo com 1 clique
🔍 Lógica rastreável e modular, com ramificações claras e tratamento de exceções
⚙️ Pronto pra escalar. Ideal para times, comunidades ou grupos educacionais
📬 Entrega automática de resumos diários direto nos grupos do WhatsApp

✅ Compatível com n8n Cloud e Self-hosted
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