Route equipment purchase approvals with Slack, Google Sheets, and email

This template automates internal equipment and supply purchase requests for operations, HR, and IT teams. Requests are submitted via a built-in n8n form, automatically approved for small amounts, and routed to the manager via Slack for larger ones — with full logging to Google Sheets throughout.

Who this is for Operations, HR, and IT teams at Japanese companies who want to eliminate manual back-and-forth for internal purchase requests. No external form tools required.

What's included A single workflow that handles the full purchase request lifecycle:

Purchase Request Form — Applicants submit item details via n8n's built-in form. No external tools needed. Manager Lookup — The approving manager's Slack ID is automatically retrieved from a Google Sheets mapping table. No Slack IDs in the form. Request Logging — Every request is appended to Google Sheets with a unique request ID and status tracking. Amount Threshold Check — Requests at or below the threshold (default: ¥10,000) are auto-approved. Requests above are routed to the manager. Auto-Approval Route — Status is updated, the purchasing team is notified via Slack, and the applicant receives a confirmation email. Manager Approval via Slack — The manager receives a Slack DM with a custom form: approve/reject selection and a free-text comment field. Approval Route — Status is updated with approver name, purchasing team is notified via Slack, and the applicant receives a confirmation email. Rejection Route — Status is updated with the rejection comment, and the applicant receives a rejection email including the manager's comment.

Key features Built-in n8n form — no Jotform, Typeform, or Google Forms required Manager is looked up automatically from Google Sheets — applicants never need to know or enter Slack IDs Configurable auto-approval threshold (default: ¥10,000) Rejection comments collected via Slack's custom form and logged to Google Sheets Full audit trail: every request, approval, and rejection is recorded with timestamps

Prerequisites Google Sheets (copy link provided in the workflow) Slack App with DM permissions and Interactivity enabled (setup guide included in the workflow) Gmail account connected to n8n

このテンプレートは、社内の備品・消耗品購入申請を自動化します。n8n組み込みフォームで申請を受け付け、少額は自動承認、高額は上長へのSlack承認依頼と、金額に応じた柔軟なフローを実現します。全申請はGoogle Sheetsに記録されます。

このワークフローの対象ユーザー 社内の購入申請に関するメールや口頭でのやり取りをなくしたい、日本企業の総務・HR・情報システム担当者向けです。外部フォームツールは不要です。

含まれる内容 購入申請の全ライフサイクルを1つのワークフローで処理します：

Purchase Request Form — 申請者がn8n組み込みフォームで備品情報を入力。外部ツール不要。 Manager Lookup — 承認者のSlack IDをGoogle Sheetsのマッピングテーブルから自動取得。フォームへのSlack ID入力不要。 Request Logging — 全申請を一意の申請IDとともにGoogle Sheetsに記録。ステータスをトラッキング。 Amount Threshold Check — 閾値以下（デフォルト：10,000円）は自動承認。超えた場合は上長承認ルートへ。 自動承認ルート — ステータス更新・総務チームへSlack通知・申請者に確認メールを送信。 Slack経由の上長承認 — 上長のSlack DMにカスタムフォームを送信。承認/却下の選択とコメント入力欄付き。 承認ルート — 承認者名付きでステータス更新・総務チームへSlack通知・申請者に確認メールを送信。 却下ルート — 却下コメント付きでステータス更新・申請者に上長のコメントを含む却下メールを送信。

主な特徴 n8n組み込みフォームを使用 — Jotform・Typeform・Googleフォーム不要 上長はGoogle Sheetsで自動検索 — 申請者がSlack IDを知る必要なし 自動承認閾値はカスタマイズ可能（デフォルト：10,000円） Slackのカスタムフォームで却下コメントを収集・Sheetsに記録 全申請・承認・却下をタイムスタンプ付きで記録する完全な監査ログ

前提条件 Google Sheets（ワークフロー内にコピー用リンクあり） DM送信権限とInteractivityが有効なSlack App（セットアップガイドはワークフロー内に記載） n8nに接続済みのGmailアカウント